Apartman Genel Kurul Toplantı Tutanağı Nasıl Hazırlanır? 634 Sayılı KMK Kapsamında 2026 Rehberi

Apartman genel kurul toplantı tutanağı, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) Madde 32 uyarınca kat malikleri kurulunda alınan tüm kararların yazılı hale getirildiği resmî belgedir. Bu tutanak, KMK Madde 35'te tanımlanan yöneticinin hesap verme yükümlülüğünün temelini oluşturur ve olası hukuki uyuşmazlıklarda Sulh Hukuk Mahkemesi nezdinde birincil delil niteliği taşır. Bu rehberde, tutanağın hukuki dayanaklarını, adım adım hazırlama sürecini, toplantı yeter sayılarını, işletme projesi ile ilişkisini ve Mersin özelinde dikkat edilmesi gerekenleri bulacaksınız.

 Tutanak Nedir ve Neden Önemlidir?

Apartman genel kurul toplantı tutanağı, kat malikleri kurulunun almış olduğu tüm kararların kayıt altına alındığı, divan heyeti ve katılımcılar tarafından imzalanan resmî bir belgedir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi uyarınca, kat malikleri kurulunca verilen kararlar, noter onaylı bir karar defterine yazılarak imza altına alınmak zorundadır. Bu tutanak, apartman yönetiminin en temel hukuki dayanağıdır ve alınan kararların geçerliliğini belgeler.

Tutanakta yazmayan bir karar, hukuken yok hükmündedir. Yeni dönem aidat miktarı, yönetici seçimi, bütçe onayı ve büyük onarım kararları ancak bu belgeyle resmiyet kazanır. Mahkemeler, apartman içi uyuşmazlıklarda öncelikle onaylı karar defterini inceler. Tutanakta yapılan usulsüzlükler (silinti, kazıntı, eksik imza) alınan tüm kararların iptaline yol açabilir. Bu nedenle tutanağın titizlikle, eksiksiz ve hukuka uygun şekilde hazırlanması, yönetici ve divan heyetinin asli sorumluluğudur.

(Görsel Alt Açıklaması: apartman genel kurul toplantı tutanağı örneği şablonu)

 Yasal Dayanak: KMK ve Toplantı Yeter Sayıları

Kat malikleri kurulu toplantılarının hukuki çerçevesi, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29, 30, 31 ve 32. maddelerinde düzenlenmiştir. Bu maddeler toplantı çağrısından karar yeter sayılarına, tutanağın tutulmasından itiraz sürelerine kadar tüm süreci belirler.

• Toplantı Çağrısı (KMK m.29): Kat malikleri kurulu, yönetici tarafından en az 15 gün önceden tüm kat maliklerine imza karşılığı veya iadeli taahhütlü mektupla yapılan yazılı çağrıyla toplanır. Çağrıda toplantı günü, saati, yeri ve gündemi açıkça belirtilmelidir.
• İlk Toplantı Yeter Sayısı (KMK m.30): Toplantının geçerli olabilmesi için, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından bir fazlasının toplantıda hazır bulunması şarttır.
• İkinci Toplantı Yeter Sayısı (KMK m.31): İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır. Bu toplantıda herhangi bir çoğunluk aranmaz; hazır bulunanların oy çokluğuyla karar alınır.
• Tutanak Zorunluluğu (KMK m.32): Alınan tüm kararlar, noter onaylı karar defterine yazılarak toplantıda hazır bulunan kat maliklerince imzalanır.

 Adım Adım Tutanak Hazırlama Kılavuzu

1. Hazırun cetvelini hazırlayın: Toplantı başlamadan önce, tüm bağımsız bölüm numaralarının, malik adlarının ve arsa paylarının listelendiği bir cetvel oluşturun. Gelen her kat maliki kendi isminin karşısına ıslak imza atar. Bu cetvel, toplantı yeter sayısının resmî ispatıdır.
2. Divan heyetini seçin: Kat malikleri arasından bir divan başkanı ve bir yazman açık oyla seçilir. Başkan toplantıyı yönetir; yazman ise tutanağı kaleme alır. Seçim sonucu tutanağa ilk madde olarak işlenir.
3. Gündem maddelerini sırayla görüşün: Çağrıda belirtilen gündem dışına çıkılmaz. Her madde ayrı ayrı görüşülür, oylanır ve sonuç tutanağa yazılır.
4. Oylama sonuçlarını net yazın: Her karar maddesi için kabul, ret ve çekimser oy sayıları açıkça belirtilir. Ret oyu verenlerin varsa itiraz gerekçeleri özetlenir.
5. İmzaları tamamlayın: Tutanak toplantı bitiminde divan başkanı, yazman ve toplantıya katılan tüm kat malikleri tarafından imzalanır. İmzadan kaçınan olursa, durum tutanağa not düşülür.
6. Noter onayını yaptırın: Karar defteri, her yılın Ocak ayı sonuna kadar notere kapanış tasdiki yaptırılmalı; yeni defter ise açılış tasdiki ile kullanıma başlanmalıdır.

 İşletme Projesi ve Denetçi Raporu ile İlişkisi

Kat malikleri kurulunun en önemli gündem maddelerinden biri, gelecek döneme ait işletme projesinin görüşülmesidir. KMK Madde 37 uyarınca yönetici, her yıl için tahmini gelir ve giderleri gösteren bir işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Bu proje, kat malikleri kurulunda onaylandıktan sonra tutanağa eklenir ve o yılın aidat miktarı kesinleşir. İşletme projesi onaylanmadan aidat toplanamaz.

Denetçi raporu ise KMK Madde 41 uyarınca, bir önceki dönemin tüm gelir-gider kayıtlarının denetçi tarafından incelenmesiyle oluşur. Denetçi, yöneticinin mali işlemlerini kontrol eder ve bulgularını yazılı rapor halinde genel kurula sunar. Bu rapor, tutanağa "yöneticinin ibrası" maddesi olarak işlenir. İbra edilmeyen yönetici hakkında hukuki süreç başlatılabilir.

[İç Bağlantı: Mersin'de profesyonel apartman yönetimi ve mali danışmanlık hizmeti alın]

 Tutanakta Bulunması Gereken Zorunlu Unsurlar

Hukuken geçerli bir tutanakta aşağıdaki unsurların eksiksiz yer alması zorunludur:

• Toplantı tarihi, saati ve adresi: Toplantının yapıldığı yer ve zaman açıkça yazılır.
• Toplantı türü: Olağan veya olağanüstü toplantı olduğu belirtilir.
• Hazır bulunanlar listesi: Katılan maliklerin adları, bağımsız bölüm numaraları ve arsa payı oranları ile temsil durumu belirtilir.
• Toplantı ve karar yeter sayısı bilgisi: Toplam arsa payı ve katılanların toplam arsa payı oranı yazılır.
• Divan heyeti seçimi: Seçilen divan başkanı ve yazmanın isimleri kaydedilir.
• Gündem maddeleri ve oylama sonuçları: Her madde numaralandırılır; kabul, ret ve çekimser oylar net rakamlarla belirtilir.
• Varsa muhalefet şerhleri: Ret oyu verenlerin gerekçeleri özetlenir.
• İmzalar: Divan başkanı, yazman ve toplantıya katılan tüm maliklerin ıslak imzaları.

 Mersin'de Toplantı Organizasyonu ve Yerel Dinamikler

Mersin'in farklı ilçelerinde apartman ve site yapıları değişkenlik gösterdiğinden, toplantı organizasyonu da bölgesel dinamiklere göre şekillenir:

Mezitli ve Yenişehir

Mezitli'deki büyük sitelerde toplantı yeter sayısına ulaşmak, yüzlerce bağımsız bölümün bulunması nedeniyle zordur. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamayıp ikinci toplantıya kalınması sık görülen bir durumdur. Yenişehir'deki modern rezidanslarda ise maliklerin çoğu yatırım amaçlı mülk sahibi olduğundan, vekaletname ile temsil oranı yüksektir.

Toroslar ve Akdeniz

Toroslar'daki eski yapı stoğunda kat malikleri arasında yakın komşuluk ilişkileri bulunur; ancak aidat artışları ve büyük onarım kararlarında anlaşmazlık yaşanma olasılığı yüksektir. Akdeniz ilçesindeki karma ticari-konut binalarında ise dükkan sahipleri ile konut sakinlerinin ortak gider paylaşımı konusunda tutanağa derç edilen açık ve net hükümler kritik önem taşır.

Mersin genelinde profesyonel yönetim desteği almak, toplantı çağrısından tutanak noter onayına kadar tüm sürecin hukuka uygun yürütülmesini sağlar. Detaylı bilgi için 0533 406 88 08 veya 0530 731 18 30 numaralarından ulaşabilirsiniz.

 Yasal İtiraz Süreci ve Dava Hakkı

Kat malikleri, genel kurulda alınan kararlara karşı KMK Madde 33 uyarınca iptal davası açma hakkına sahiptir. Ancak bu hak bazı koşullara bağlıdır:

• Toplantıya katılanlar: Karara ret oyu veren ve muhalefet şerhini tutanağa yazdıran malikler, karar tarihinden itibaren 1 ay içinde Sulh Hukuk Mahkemesi'ne iptal davası açabilir. Olumlu oy veren kişi sonradan itiraz edemez.
• Toplantıya katılmayanlar: Usulsüz çağrı yapıldığını veya kararı sonradan öğrendiğini iddia eden malikler, kararın kendilerine tebliğ edildiği tarihten itibaren 1 ay içinde dava açabilir.
• Dava süreci: İptal davası açılması, kararın uygulanmasını otomatik olarak durdurmaz. Mahkeme ayrıca ihtiyati tedbir kararı vermedikçe yönetici kararları uygulamaya devam eder.

Mahkeme sürecinde tutanağın usulüne uygun hazırlanmış olması, yöneticinin en güçlü savunma aracıdır. Silinti veya kazıntı bulunmayan, imzaları eksiksiz, karar defterine usulünce işlenmiş bir tutanak, mahkeme nezdinde kesin delil niteliği taşır.

 Profesyonel Yönetim Desteğinin Avantajları

Apartman genel kurul toplantı tutanağının hazırlanması, çağrı sürecinden noter onayına kadar hukuki bilgi ve deneyim gerektirir. Profesyonel yönetim firmaları bu süreçte şu avantajları sağlar:

• Hukuka tam uyum: KMK ve ilgili mevzuata uygun çağrı, gündem ve tutanak hazırlığı yapılır.
• Tarafsızlık: Dışarıdan bir profesyonel firma, komşuluk ilişkilerinden bağımsız olarak objektif karar alınmasını sağlar.
• Mali şeffaflık: İşletme projesi ve denetçi raporu profesyonel muhasebe standartlarında hazırlanır.
• Hukuki güvence: İtiraz ve dava süreçlerinde eksiksiz evrakla güçlü savunma imkanı sunar.

İmer Yönetim, Mersin'de sunduğu profesyonel apartman ve site yönetimi hizmetiyle toplantı organizasyonu, tutanak hazırlama ve noter onayı süreçlerinin tamamını kat malikleri adına yürütür. Detaylı bilgi için İmer Yönetim web sitesini ziyaret edebilirsiniz.

[İç Bağlantı: Mersin'de site yönetimi ve genel kurul danışmanlığı için teklif alın]

 Sık Sorulan Sorular (SSS)

Apartman karar defteri notere her yıl onaylatılmak zorunda mıdır?

Evet. KMK Madde 32 uyarınca, karar defterinin her yıl Ocak ayı sonuna kadar notere kapanış tasdiki yaptırılması zorunludur. Tasdik yaptırılmayan deftere işlenen kararlar hukuki geçerliliğini yitirebilir ve mahkemede delil olarak kabul edilmeyebilir. Yeni karar defteri alındığında ise ilk sayfanın noter açılış tasdiki yaptırılması gerekir.

Genel kurul toplantısına kiracılar katılabilir mi?

Kiracılar, apartmanda oturmalarına rağmen kat maliki sıfatı taşımadıkları için genel kurulda oy kullanamazlar. Ancak kat malikinin noterden düzenlediği özel vekaletname ile kiracı, maliki temsilen toplantıya katılabilir ve oy kullanabilir. Vekaletname olmaksızın kiracının ne oy hakkı ne de söz hakkı vardır; yalnızca dinleyici olarak bulunabilir.

İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ne olur?

KMK Madde 31 uyarınca, ilk toplantıda sayı ve arsa payı bakımından yarıdan bir fazla çoğunluk sağlanamazsa toplantı yapılamaz. Bu durumda ikinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır ve bu toplantıda hiçbir çoğunluk aranmaz; sadece hazır bulunanların oy çokluğuyla karar alınır. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamaması büyük sitelerde sıkça karşılaşılan bir durumdur.

Yönetici kendi dairesinin aidatını öder mi?

Yöneticinin aidat ödeyip ödemeyeceği tamamen genel kurul kararına bağlıdır. Genel kurul, yöneticiye kısmi veya tam aidat muafiyeti tanıyabilir. Bu kararın tutanakta açıkça belirtilmesi zorunludur. Eğer genel kurulda böyle bir karar alınmamışsa, yönetici de diğer kat malikleri gibi tam aidat ödemekle yükümlüdür.

Görevi bırakan eski yönetici defter ve evrakları teslim etmezse ne yapılmalıdır?

Eski yönetici, KMK Madde 35 uyarınca görev süresi sonunda tüm defter, banka kaydı ve makbuzları yeni yöneticiye eksiksiz devretmek zorundadır. Devretmemesi halinde, yeni yönetici noter kanalıyla ihtarname gönderir. Teslimde ısrar edilmemesi, Türk Ceza Kanunu'nun 155. maddesi kapsamında "güveni kötüye kullanma" suçunu oluşturabileceğinden, Cumhuriyet Başsavcılığı'na suç duyurusunda bulunulabilir.

Yöneticinin hazırladığı işletme projesi kaç gün içinde kesinleşir?

Yönetici, hazırladığı işletme projesini tüm kat maliklerine yazılı olarak tebliğ eder. Tebliğ tarihinden itibaren 7 gün içinde yazılı bir itiraz yapılmazsa, işletme projesi kesinleşir ve uygulamaya girer. İtiraz gelmesi halinde olağanüstü genel kurul toplanarak projeyi yeniden görüşmek zorundadır.

 Sonuç

Apartman genel kurul toplantı tutanağı, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun emredici hükümleri çerçevesinde hazırlanması gereken, apartman yönetiminin en temel hukuki belgesidir. Çağrı usulüne uyulması, toplantı yeter sayısının doğru tespiti, gündem maddelerinin net şekilde oylanması ve imzaların eksiksiz alınması, tutanağın hukuki geçerliliği için vazgeçilmez koşullardır. Mersin'de profesyonel yönetim desteği alarak bu süreci uzmanına devretmek, kat maliklerini hukuki risklerden korur ve apartman yönetiminin şeffaflığını güvence altına alır.

Bu makale bilgilendirme amaçlıdır. Resmî işlemler için ilgili kurumlardan ve hukuki danışmanlardan profesyonel destek almanız önerilir.

[İç Bağlantı: Mersin'de genel kurul organizasyonu ve profesyonel yönetim için hemen teklif alın]