Yönetim Kuruluş Süreçleri ve Hukuki Temeller

Apartman, site ve bina gibi toplu yaşam alanlarında düzenin sağlanması, ortak alanların bakımı ve yönetimi, kat maliklerinin hak ve yükümlülüklerinin belirlenmesi için bir yönetim sistemi kurulması gerekir. Bu yazıda, apartman ve site yönetimlerinin nasıl kurulduğu, hangi hukuki temellere dayandığı ve uygulamada dikkat edilmesi gereken ilk adımlar detaylı olarak ele alınacaktır.

1. Kat Mülkiyeti Kanunu'na Göre Yönetim Zorunluluğu

Yönetim sisteminin yasal dayanağı 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'dur. Bu kanun, bir yapının birden fazla bağımsız bölümü varsa (daire, dükkân vb.) ve bu bölümler kat mülkiyeti altında satılmışsa, büyükölçüde bir yönetim kurulmasını zorunlu kılar.

Yönetim Zorunluluğunun Koşulları

Bir yapıda en az 8 bağımsız bölüm varsa, yönetici atanması zorunludur. Aranızdan yönetici seçememeniz veya yasalara uyulmaması durumunda Sulh Hukuk Mahkemesinden hakim müdahalesi talep edebilirsiniz. Not: Mahkemece atanan yönetici 6 (Altı) ay değiştirilemez.
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesi bu durumu düzenler.

2. Yönetim Kurma Süreci: Adım Adım

Yönetim sisteminin kurulması için izlenmesi gereken belli başlı adımlar vardır. Bu adımlar hukuki olarak doğru şekilde uygulanmalıdır.

Adım 1: Kat Malikleri Kurulunun Oluşturulması

Kat maliklerinin tamamının oluşturduğu bu kurul, apartman yönetimi ile ilgili temel kararları alır.

Kurulun toplanması yılda en az bir kez zorunludur. Toplu yapılarda süreç 2. yıla sarkabilir.
Oy çoğunluğu ile karar alınır (arsa payı esas alınır). Yönetici seçimi için nitelikli çoğunluk gereklidir (her halükarda sayı ve arsa payı)

Adım 2: Yönetici Seçimi

Kat malikleri kurulunda oy çoğunluğu ile bir apartman yöneticisi seçilir. Bu kişi, apartmanın idari işlerinden sorumlu olur.

Seçim tutanak altına alınmalıdır. Olumlu ve olumsuz oylar husumetin yönlendirilmesi için kayıt edilmelidir.
Vekaletler kontrol edilmeli ve ileride doğabilecek anlaşmazlıkların önüne geçilmelidir.
Seçilen kişinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, adresi belirtilmelidir.
Tavsiye: Aidatları banka kanalı ile toplamanızı ve bir yazılım sistem ile takip etmenizi öneririz.

Adım 3: Denetim Kurulu Oluşturma

Bazı yapılarda denetim kurulu kurulması zorunlu olmasa da, yönetici faaliyetlerinin denetlenmesi için önerilir.

Adım 4: Defterlerin Tedariki ve Onaylatılması

Yönetim kararlarının ve mali hareketlerin kayıt altına alınması için apartman karar defteri ve işletme defteri temin edilip noter tasdikli hale getirilmelidir.

3. Yönetici Atanmasına Dair Detaylar

Yönetici Seçim Süresi

Kat malikleri tarafından seçilen yöneticinin görev süreci bir yıldır.
Yeniden seçilmek mümkün olup, aksi bir karar alınmadıkça süre uzar.

Dışarıdan Yönetici Atamak

Kat malikleri, aralarından birini seçmek zorunda olmadığı gibi, profesyonel bina yönetim firmalarından da hizmet alabilir.

Yöneticinin Yetkileri

Ortak alan bakımı, fatura ödemeleri, temizlik, personel işleri.
Aidat toplama ve tahsilat yapma.
Kat malikleri adına resmi kurumlarla işlem yapma.

4. Yasal Belgeler ve Kayıtlar

Karar Defteri

Yönetim toplantı kararları buraya yazılır.
Noter tasdikli olmalıdır.

Gelir-Gider Defteri

Aidat gelirleri ve yapılan harcamalar kaydedilir.
Denetim kurulu veya kat maliklerince incelenebilir.

Yönetim Planı

Tapu siciline işlenmiş resmî belgedir.
Yönetici, bu plana uygun davranmak zorundadır.

5. Toplantı Çağrıları ve Hukuki Usul

Yönetim toplantıları, kanunen doğru şekilde çağrı yapılarak organize edilmelidir:

En az 15 gün önce duyuru yapılmalı.
Gündem maddeleri yazılmalı.
Tebligatlar elden imzayla veya iadeli taahhütlü posta ile yapılmalı.

6. Yönetim Anlaşmazlıkları ve Şikayet Hakkı

Yönetici veya yönetim kurulu kararlarına itiraz hakkı vardır:

Kat malikleri mahkemeye başvurarak yönetici değişikliği isteyebilir.
Denetim kurulu raporlarına dayanarak yeni seçim talep edilebilir.

7. Profesyonel Yönetim Hizmeti Almanın Artıları

Mali şeffaflık ve raporlama düzeni
Hukuki uyum ve mevzuata uygunluk
Kat sakinleriyle arabuluculuk
Zamandan tasarruf

8. Sık Yapılan Hatalar ve Öneriler

Toplantı çağrısının usule uygun yapılmaması
Karar defterinin tutsak bırakılması veya imzasız olması
Aidat toplamada belgesizlik

Öneri:

Yöneticiliği devralan kişi, göreve başlarken tüm evrakları devir alıp tutanak tutmalıdır.

Sonuç

Yönetim kuruluş süreci, her apartman ve sitenin uzun vadeli huzur ve düzeni için kritik bir öneme sahiptir. Bu sürecin Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde, belgeli ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi; kat malikleri arasındaki iletişimi güçlendirir, ihtilafları önler ve yaşam kalitesini artırır.

Böylece hem yönetici hem de kat malikleri için daha sistemli, adil ve yasalara uygun bir yönetim modeli oluşturulmuş olur.