Apartman Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı: Kriz Zamanlarında Demokratik Çözümün Stratejik Silahı

Olağanüstü genel kurul, apartman yönetiminin "acil durum protokolü" gibidir. Planlanmış olağan toplantıların aksine, beklenmedik ve acil müdahale gerektiren durumlarda devreye giren bu mekanizma, kat maliklerine hızlı ve demokratik bir çözüm yolu sunar. Bu makale, olağanüstü genel kurulun ne zaman, nasıl ve niçin toplanacağını stratejik bir bakış açısıyla derinlemesine irdelemektedir.

1. Olağanüstü Genel Kurulun Tetikleyicileri: Hangi Durumlar Acil Toplantı Gerektirir?

Kat Mülkiyeti Kanunu, toplantıyı gerektiren sebepleri sınırlı saymamıştır. Ancak uygulamada aşağıdaki durumlar tipik tetikleyicilerdir:

• Acil ve Büyük Çaplı Onarımlar: Binada ani oluşan ve ertelenemeyecek yapısal bir sorun (çatı akması, deprem sonrası hasar, ana boru patlaması).

• Yönetim Kurulunun Feshi: Yönetim kuruluna duyulan güvenin kaybolması, görevini kötüye kullanması veya ciddi ihmal.

• Bütçe Aşımı ve Finansal Kriz: Olağan bütçenin çok üzerinde, öngörülmeyen bir giderin ortaya çıkması ve ek ödenek ihtiyacı.

• Önemli Hukuki Süreçler: Site aleyhine açılan veya sitenin açması gereken önemli bir dava.

• Acil Altyapı Değişiklikleri: Yangın merdiveni, asansör yenileme, güvenlik sistemi kurulumu gibi hayati yatırım kararları.

• Kat Maliklerinin Talebi: Kanunen belirlenen sayıda kat malikinin yazılı talebi.

Örnek Senaryo:
"Komşular, geçen haftaki şiddetli fırtınada binamızın çatısında ciddi bir hasar oluştu ve birkaç dairede su sızıntısı başladı. Onarımın maliyeti yaklaşık 80.000 TL. Bu kadar büyük bir harcama için olağan genel kurulu bekleyemeyiz. Acilen olağanüstü genel kurul toplanmalı ve bu onarımın kapsamı, finansmanı (olağanüstü aidat veya fondan) ve yüklenici seçimi görüşülmelidir."

2. Toplantı Çağrı Süreci: 15 Gün Kuralı ve Resmiyet

Olağan toplantılardan en kritik fark, çağrı süresindeki katı kurallardır.

• Kim Toplatabilir?: Yönetim kurulu veya kat maliklerinden oluşan bir grup.

• Kat Malikleri Talebi: Kanun, kat maliklerinin salt çoğunluğunun (toplam hisselerin yarısından bir fazlasının sahiplerinin) yazılı talebi ile toplantı yapılmasını zorunlu kılar. Yönetim kurulu bu talebi yerine getirmek zorundadır.

• 15 Gün Zorunluluğu: Olağanüstü genel kurul toplantısı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce kat maliklerine yazılı olarak duyurulmak zorundadır. Bu süre, katılımı artırmak ve maliklerin konuyu önceden değerlendirmesi için hayati öneme sahiptir.

• Çağrı Yöntemi: Kapı girişine asılacak bir yazı, taahhütlü mektup veya noter aracılığıyla yapılabilir. Duyuruda toplantı günü, saati, yeri ve tek gündem maddesi açıkça belirtilmelidir.

3. Kritik Gündem Belirleme Sanatı: Odaklanmış ve Net Olmak

Olağanüstü toplantılar, "acil" niteliği taşıdığı için gündemi son derece odaklanmış olmalıdır.

• Tek Konu İlkesi: Toplantı, çağrıda belirtilen tek gündem maddesi için toplanır. Başka konular görüşülemez.

• Net ve Anlaşılır Dil: Gündem maddesi, sorunu ve talep edilen kararı net bir şekilde ifade etmelidir.

Örnek Gündem Maddeleri:

• "Yönetim Kurulunun Görevden Alınması ve Yeni Yönetim Kurulu Seçimi"

• "Çatı Onarımı İçin 80.000 TL Olağanüstü Fon Tahsisi ve Yüklenici Firmasının Belirlenmesi"

• "Site Güvenlik Sistemi Kurulumu ve 25.000 TL Bütçe Onayı"

4. Karar Alma Mekanizması: Hızlı ve Meşru Çözüm Üretmek

Toplantıda alınacak kararlar, konusuna göre farklı çoğunluklar gerektirir.

• Genel Kural: Çoğu olağanüstü karar (yönetim kurulunu görevden alma, acil onarım için ödenek ayırma), toplantıya katılanların salt çoğunluğu (sayı ve hisse olarak) ile alınır.

• Önemli İstisna - Yapısal Değişiklikler: Binanın mimari yapısını değiştiren (cephe kaplaması, asansör eklenmesi) veya kat maliklerinin mülkiyet hakkını doğrudan etkileyen kararlar için 2/3 çoğunluk gerekebilir.

• Karar Defterine Yazım: Alınan tüm kararlar, karar defterine tarih, saat, katılanlar ve oy dağılımı belirtilerek usulüne uygun şekilde yazılır ve imzalanır.

Örnek Karar Metni (Yönetim Kurulu Feshi):

"Yapılan görüşmeler ve oylama sonucunda, mevcut yönetim kurulunun görevinden alınmasına ve yerine yeni bir yönetim kurulu seçilmesine, toplantıda hazır bulunan kat maliklerinin salt çoğunluğu ile karar verilmiştir."

5. Süreçteki Tuzaklar ve Profesyonel Tavsiyeler

• Usulsüz Çağrı: 15 gün kuralına uyulmadan yapılan çağrıya dayanarak alınan kararlar iptal edilebilir.

• Gündem Dışı Karar: Toplantıda, çağrıda belirtilmeyen bir konuda karar alınamaz.

• Yazılı Tutanak: Tüm sürecin (çağrı, toplantı, karar) yazılı belgelerle kayıt altına alınması, olası hukuki ihtilafların önüne geçer.

• Hukuki Danışmanlık: Özellikle büyük bütçeli ve hukuki sonuçları olan kararlar (dava açılması, büyük altyapı projeleri) öncesinde bir avukattan destek almak akıllıca bir yatırımdır.

Sonuç:

Olağanüstü genel kurul, apartman demokrasisinin en dinamik ve güçlü aracıdır. Pasif bir şikayetçi olmak yerine, haklarınızı ve mülkünüzün geleceğini korumak için bu mekanizmayı etkin bir şekilde kullanabilirsiniz. Unutmayın, usulüne uygun şekilde toplanmış bir olağanüstü genel kurul, bir krizi fırsata çevirebilecek, binanızın değerini ve yaşam kalitesini koruyacak en meşru yoldur.