Apartman ve Site Yöneticileri İçin Kapsamlı Rehber: Görevler, Yasal Sorumluluklar ve Pratik İpuçları

Bir apartman veya sitenin yöneticisi olmak, sadece aidat toplamaktan çok daha fazlasını ifade eder. Bu görev, 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde ciddi hukuki sorumluluklar taşır ve binanın huzurlu, düzenli bir yaşam alanı olması için kritik öneme sahiptir. İster yeni seçilmiş olun ister uzun yıllardır bu görevi yürütün, elinizdeki bu rehber, yönetim sürecinizi profesyonel, şeffaf ve sorunsuz bir şekilde yürütmeniz için ihtiyacınız olan tüm temel bilgileri, pratik ipuçlarını ve yasal dayanakları bir araya getiriyor.

İçindekiler

1. Bölüm: Yöneticinin Görev ve Sorumlulukları

   • İdari Görevler

   • Mali Görevler

   • Hukuki Temsil ve Sorumluluk

2. Bölüm: Olmazsa Olmazlar - Zorunlu Defter ve Belgeler

   • Karar Defteri (Apartmanın Hafızası)

   • İşletme Defteri (Mali Şeffaflık)

   • Devir Teslim Tutanağı (Sorunsuz Geçiş)

3. Bölüm: Yönetimi Kolaylaştıracak Pratik Bilgiler

   • Etkili İletişim Yöntemleri

   • Aidat Tahsilatını Kolaylaştırma Yolları

   • Sık Yapılan Yönetim Hatalarından Kaçınma

   • Bilinmesi Gereken Temel Yasaklar ve Sınırlamalar

4. Bölüm: Kritik Kavramlar ve Süreçler

   • İbra Nedir? Neden Önemlidir?

   • Denetim Süreci Nasıl İşler?

   • Yönetici Ücreti Nasıl Belirlenir?

5. Bölüm: Faydalı Örnek Belgeler ve Yazışma Kalıpları

1. Bölüm: Yöneticinin Görev ve Sorumlulukları

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. ve devamı maddelerine göre yönetici, binanın yönetim planını uygulamak, kat malikleri kurulunun kararlarını yerine getirmek ve binanın düzenli işleyişini sağlamakla yükümlüdür. Görevlerini üç ana başlıkta toplayabiliriz:

• İdari Görevler:

  • Kat malikleri kurulunu olağan veya olağanüstü toplantıya çağırmak ve toplantıyı yönetmek.

  • Alınan kararları Karar Defteri'ne yazmak ve ilgili kişilere duyurmak.

  • Binanın ortak alanlarının (asansör, merdiven, bahçe, çatı, aydınlatma) temizlik, bakım ve onarımını yaptırmak.

  • Personelin (kapıcı, bahçıvan, güvenlik) işe alınması, çalıştırılması ve denetimini sağlamak.

  • Bina ile ilgili tüm abonelikler (su, doğalgaz, elektrik) ve sigorta işlemlerini yürütmek.

• Mali Görevler:

  • Binanın yıllık bütçesini hazırlamak ve kat maliklerinin onayına sunmak.

  • Aidatları toplamak, harcamaları yapmak ve tüm gelir-giderleri usulüne uygun defterlere (İşletme Defteri) kaydetmek.

  • Toplanan aidatları ve diğer gelirleri, yönetim adına açılmış bir banka hesabında nemalandırmak.

  • Yapılan tüm harcamaların faturasını veya belgesini saklamak ve düzenli olarak kat maliklerine hesap vermek.

• Hukuki Temsil ve Sorumluluk:

  • Apartman veya siteyi, kat malikleri kurulunun yetki verdiği konularda, mahkemelerde ve resmi dairelerde temsil etmek (veya bir avukat tutmak).

  • Aidat borcunu ödemeyen kat maliklerine karşı yasal takip başlatmak (icra takibi veya dava).

  • Binaya veya ortak yaşama zarar veren kiracı veya maliklere karşı gerekli hukuki önlemleri almak.

2. Bölüm: Olmazsa Olmazlar - Zorunlu Defter ve Belgeler

Yönetim işlerinin sağlıklı yürümesi ve hukuki uyuşmazlıklarda yöneticinin elini güçlendirmesi için bazı defter ve belgelerin eksiksiz ve usulüne uygun tutulması şarttır.

• a) Karar Defteri (Apartmanın Hafızası)

  • Nedir? Sayfaları noter tarafından tasdik edilmiş, kat malikleri kurulunda alınan tüm kararların (yönetici seçimi, aidat belirleme, tadilat kararları vb.) tarih, gündem maddesi ve oy sonuçlarıyla birlikte yazıldığı resmi defterdir.

  • Neden Hayati Öneme Sahip? Alınan kararların tek geçerli yazılı kanıtıdır. İmza altına alınmayan, bu deftere işlenmeyen hiçbir karar hukuken geçerli değildir. Yöneticinin yetkisinin sınırlarını ve dayanağını gösterir.

• b) İşletme (Gelir-Gider) Defteri (Mali Şeffaflık)

  • Nedir? Binaya ait tüm gelirlerin (aidatlar, kira gelirleri vb.) ve giderlerin (elektrik, su, temizlik, onarım vb.) tarih sırasına göre, açıklamalı bir şekilde kaydedildiği defterdir.

  • Neden Önemli? Yöneticinin mali hesap verebilirliğinin temelidir. Denetim kurulu veya kat malikleri tarafından yapılacak her türlü mali denetim bu defter üzerinden gerçekleşir. Şeffaflığı sağlar ve olası anlaşmazlıkları önler.

• c) Devir Teslim Tutanağı (Sorunsuz Geçişin Anahtarı)

  • Nedir? Yönetici değişikliğinde, görevi bırakan yönetici ile yeni seçilen yönetici arasında düzenlenen yazılı belgedir.

  • Neden Gerekli? Eski yöneticiyi, görev süresi boyunca yaptığı işlemler ve kasadan sorumlu olduğu dönemle ilgili olarak ibra edilene kadar geçici de olsa sorumluluktan kurtarır. Yeni yöneticiye ise devraldığı mali durum (kasa mevcudu, bankadaki para, borçlu daire listesi), demirbaşlar (anahtarlar, kartlar) ve devam eden işler hakkında net bir resim sunar. Tutanakta en az şunlar bulunmalıdır:

    • Güncel bakiye ve banka hesap durumu

    • Aidat borcu olan dairelerin listesi

    • Teslim alınan anahtar, kart, uzaktan kumanda vb. demirbaşların listesi

    • Devam eden bakım-onarım projeleri ve sözleşmeler

    • Abonelik sözleşmeleri ve sigorta poliçeleri

3. Bölüm: Yönetimi Kolaylaştıracak Pratik Bilgiler

Resmi görevlerin yanı sıra, günlük işleyişi kolaylaştıracak bazı pratik yaklaşımlar da yöneticinin işini büyük ölçüde hafifletecektir.

• Etkili İletişim Stratejileri:

  • Resmi İletişim Kanalları: Tüm resmi duyurular, toplantı çağrıları ve genelge niteliğindeki bilgiler için apartmanın resmi ilan tahtasını veya kapı altına bırakılan yazılı notları kullanın. Bu, bilginin herkese ulaştığının kanıtı olması açısından önemlidir.

  • Dijital Kolaylaştırıcılar: Acil durumlar (su kesintisi, asansör arızası) veya hızlı bilgilendirmeler için bina sakinlerinin ortak olduğu bir WhatsApp grubu kurmak oldukça pratiktir. Ancak unutmayın ki, bu gruplar resmi karar alma mekanizması değildir; alınacak kararlar mutlaka Karar Defteri'ne işlenmelidir.

• Aidat Tahsilatını Kolaylaştırma Yolları:

  • Sakinlere, aidatlarını yatırabilecekleri bir banka hesap numarası verin. Açıklama kısmına daire numarasını yazmalarını rica edin. Bu, nakit para ile uğraşma derdini ortadan kaldırır ve mali kayıtları otomatikleştirir.

  • Düzenli ödeme yapmayanlarla ılımlı ve yapıcı bir dille iletişime geçin. Sorunun nedenini anlamaya çalışın. Gerekirse, yasal takip başlatmadan önce bir yazılı hatırlatma gönderin.

• Sık Yapılan Yönetim Hatalarından Kaçınma:

  1. Kararları Yazılı Hale Getirmemek: En sık yapılan hatadır. Sözlü alınan kararlar unutulur, yanlış anlaşılır ve hukuki dayanaktan yoksundur. Her toplantıda mutlaka karar defterini tutun ve kararları imza altına alın.

  2. Harcama Belgelerini (Fatura/Fiş) Saklamamak: Yaptığınız her harcamanın mutlaka bir belgesi olmalıdır. Bu belgeleri düzenli bir dosyada veya dijital ortamda arşivleyin. Aksi takdirde hesap verirken zor durumda kalabilirsiniz.

  3. Yetkisi Olmayan Konularda Tek Başına Karar Almak: Aidat miktarını artırmak, büyük çaplı bir tadilata karar vermek (örneğin, çatı akıtması gibi acil durumlar hariç), personel maaşlarına zam yapmak gibi konular kat malikleri kurulunun yetkisindedir. Bu tür konularda yöneticinin tek başına karar alması, aldığı kararı geçersiz kılar ve kişisel sorumluluğuna yol açabilir.

  4. Devir Teslim Tutanağı Olmadan Göreve Başlamak: Görevi devralırken, önceki yöneticiden mutlaka ayrıntılı bir devir teslim tutanağı alın. Bu, daha sonra ortaya çıkabilecek "kasada para nerede?" gibi soruların muhatabı olmanızı engeller.

• Bilinmesi Gereken Temel Yasaklar ve Sınırlamalar:

  • Tadilat Saatleri: Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, apartman sakinlerinin rahatsız edilmemesi için Pazar günleri ve resmi tatillerde gürültülü tadilat yapılması yasaktır. Yönetim, bu kısıtlamaları hafta içi belirli saatler (örneğin, 13:00-15:00 arası) için de genişletebilir ve karar defterine işleyerek duyurabilir.

  • Kiracı Tahliyesi: Yönetici veya apartman yönetimi, bir kiracıyı tahliye etme yetkisine sahip değildir. Kiracı tahliyesi, ancak ev sahibinin (malikin) açacağı bir tahliye davası sonucu mümkün olur. "İmza toplayıp kiracı çıkarma" gibi bir uygulama hukuken geçersizdir.

4. Bölüm: Kritik Kavramlar ve Süreçler

Yönetim döngüsünün en önemli iki aşaması, yapılan işlerin onaylanması (ibra) ve denetlenmesidir.

• İbra Nedir? Neden Önemlidir?

  • İbra, kat malikleri kurulunun, yöneticinin belirli bir döneme (genellikle bir yıl) ait tüm hesap ve işlemlerini inceleyip onaylamasıdır. Kurul, yöneticiyi o döneme ilişkin mali ve idari sorumluluklarından aklamış olur.

  • İbra edilen bir yönetici, o döneme ait işlemlerden dolayı artık kat malikleri tarafından sorumlu tutulamaz. İbra edilmemek ise, yöneticinin yaptığı işlemlerin kabul görmediği anlamına gelir ve hukuki sorumluluk doğurabilir. İbra oylaması, her yıl yapılan olağan genel kurul toplantısında gündeme alınır.

• Denetim Süreci Nasıl İşler?

  • Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, her yıl bir denetim kurulu seçilmesi gerekir (genellikle 3 kişi). Bu kurulun görevi, yöneticinin tuttuğu defterleri (özellikle İşletme Defteri'ni), harcama belgelerini ve banka hesaplarını inceleyerek bir denetim raporu hazırlamaktır.

  • Hazırlanan bu rapor, olağan genel kurul toplantısında kat maliklerine okunur ve yöneticinin ibrası için bir temel oluşturur. Denetim, mali şeffaflığın ve güvenin tesis edilmesi için hayati bir süreçtir.

• Yönetici Ücreti Nasıl Belirlenir?

  • Yöneticiye bir ücret ödenip ödenmeyeceği, ödenecekse bunun miktarının ne olacağı, kesinlikle kat malikleri kurulu tarafından belirlenir ve karar defterine yazılır. Bu karar alınırken, yöneticinin iş yükü, binanın büyüklüğü ve piyasa koşulları göz önünde bulundurulur. İster apartman sakinlerinden biri ister "dışarıdan profesyonel" bir yönetici olsun, ücretlendirme aynı usulle yapılır.

5. Bölüm: Faydalı Örnek Belgeler ve Yazışma Kalıpları

Aşağıda, yönetim işlerinizde kullanabileceğiniz, kendi ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabileceğiniz basit örnek metinler bulacaksınız.

1. Örnek: Genel Kurul Toplantı Çağrısı (Duyuru)

Sayın [Apartman Adı] Kat Malikleri,

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun ilgili maddeleri gereğince, Yıl yılı Olağan Genel Kurul Toplantımız aşağıdaki gündemle yapılacaktır.

Tarih: [Gün, Ay, Yıl]
Saat: [Saat]
Yer: [Apartman Girişi / Belirlenmiş Toplantı Alanı]

Çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantı aynı yerde [Belirtilen saat, örn: 15:00]'te yapılacaktır.

Gündem:

1. Açılış ve yoklama.

2. Bir önceki döneme ait yönetim hesabının okunması, denetim raporunun okunması ve yöneticinin ibrası.

3. Yeni yönetim dönemi tahmini bütçesinin görüşülmesi ve aidat miktarının belirlenmesi.

4. Yeni yönetici ve denetim kurulu seçimi.

5. Dilek ve temenniler.

Katılımınız ve oylarınızla kararların alınabilmesi için toplantıya katılmanız önemle rica olunur.

Saygılarımızla,
[İsim]
[Apartman Yöneticisi / Yönetim]

2. Örnek: Aidat Hatırlatma Yazısı

Konu: [Ay/Yıl] Dönemi Aidat Ödeme Hatırlatması

Sayın [Daire No] Nolu Bağımsız Bölüm Maliki / Sakini,

[Apartman Adı] yönetim hesabına ait [Ay/Yıl] dönemi aidat borcunuzun (anahtar teslim tarihi itibarıyla) ** [Borç Miktarı] TL** olduğu görülmüştür.

Gecikmiş olan aidat borcunuzu, ortak giderlerin aksamadan karşılanabilmesi için en kısa sürede aşağıdaki banka hesabına yatırmanızı rica ederiz.

Banka Hesap Bilgileri:
Banka Adı: [Banka Adı]
Şube Kodu: [Şube Kodu]
Hesap No: [Hesap No]
IBAN: TR[IBAN No]
(Açıklama kısmına daire numaranızı yazmayı unutmayınız.)

Bilgilerinize sunar, sağlıklı günler dileriz.

Saygılarımızla,
[İsim]
[Apartman Yöneticisi / Yönetim]