Yöneticilik görevi, apartman veya site sakinleri tarafından güvenilen önemli bir sorumluluktur. Bu rehber, ister yeni ister deneyimli olun, yönetim sürecinizi sorunsuz ve profesyonel bir şekilde yürütmeniz için ihtiyaç duyacağınız tüm bilgileri bir araya getiriyor. Yasal çerçeveden pratik ipuçlarına, örnek belgelerden sık yapılan hatalara kadar her şey bu "Yönetim Bilgi Rehberi"nde.

Giriş: Yönetici Ne Yapar? Hukuki Sorumluluklar Nelerdir?

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını uygulamakla, binanın ortak yerlerinin bakımını, onarımını yaptırmakla ve yönetim işlerini yürütmekle yükümlüdür. Temel görevleri şunlardır:

1. Bölüm: Yönetimin Temel Taşları - Zorunlu Defter ve Belgeler

a) Apartman Karar Defteri: Yönetimin Hafızası

• • Mali Yönetim: Aidatları toplamak, gelir-gider defteri tutmak, bütçe hazırlamak.

  • Bakım ve Onarım: Ortak alanların (asansör, çatı, merdiven) bakımını yaptırmak.

  • İdari İşler: Toplantıları organize etmek, kararları uygulamak, sakinlerle iletişimi sağlamak.

  • Hukuki Temsil: Gerekli durumlarda apartmanı hukuki olarak temsil etmek.

  • Nedir? Kat malikleri kurulunun tüm kararlarının yazıldığı, noter onaylı, sayfaları numaralı defter.

  • Neden Önemli? Alınan kararların ispatı, yöneticinin yetki belgesi ve hukuki dayanağıdır.

  • İçinde Neler Olur? Yönetici seçimi, aidat artışı, tadilat kararları, olağanüstü toplantı kararları.

b) Gelir-Gider (İşletme) Defteri: Apartmanın Bütçesi

• • Nedir? Apartmana giren ve çıkan tüm paraların tarih ve açıklamayla kaydedildiği defter.

  • Neden Önemli? Mali şeffaflığı sağlar, denetim ve ibra sürecinin temelidir.

  • Nasıl Tutulmalı? Her harcama ve tahsilat düzenli olarak işlenmeli, faturalar saklanmalıdır.

c) Devir Teslim Tutanağı: Sorunsuz Geçişin Anahtarı

Yönetici değişiminde eski ve yeni yönetici arasında düzenlenir. İmzalanan tutanak, eski yöneticiyi mali ve idari sorumluluktan kurtarır.

• İçermesi Gerekenler: Mevcut bütçe, daire borç listesi, anahtarlar, abonelik sözleşmeleri, yapılmakta olan işler.

2. Bölüm: Pratik Yönetim İpuçları ve Sık Karşılaşılan Sorunlar

 İletişimi Etkin Kılın:

• Duyuru Panosu: Tüm resmi duyuruları, toplantı çağrılarını yazılı olarak burada paylaşın.

• Dijital Gruplar: Acil durumlar veya hızlı bilgilendirme için WhatsApp grubu kullanılabilir, ancak resmi kararlar için yeterli değildir.

• Aidat Tahsilatını Kolaylaştırın: Banka havalesi veya ödeme tahsilat şirketleri gibi yöntemlerle iş yükünüzü azaltın.

 Sık Yapılan Hatalardan Kaçının:

1. Kararları Yazmamak: Sözlü alınan kararların hukuki geçerliliği yoktur. Mutlaka karar defterine işleyin.

2. Fatura Saklamamak: Yapılan her harcamanın fatura veya fişi mutlaka saklanmalıdır.

3. Tek Taraflı Karar Almak: Aidat artışı, büyük tadilat gibi konularda kat malikleri kurulunun kararı şarttır.

4. Devir Teslim Yapmamak: Eski yöneticiden yazılı tutanak almadan göreve başlamayın.

Yasaklar ve Sınırlamalar:

• Tadilat Yasakları: Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, Pazar günleri ve resmi tatillerde gürültülü tadilat yapılması yasaklanabilir. Yönetim planında veya alınacak bir kararla bu saatler belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

• Kiracı Tahliyesi: Yönetim, kiracı çıkarmak için tek başına karar alamaz veya imza toplayamaz. Bu, daire sahibi ile kiracı arasındaki hukuki bir süreçtir.

3. Bölüm: Kritik Kavramlar - İbra, Denetim ve Yönetici Ücreti

• İbra Ne Demek? Yöneticinin, belirli bir döneme ait hesap ve işlemlerinin genel kurul tarafından incelenip onaylanmasıdır. İbra edilmek, yöneticinin o dönemki mali sorumluluğundan kurtulması anlamına gelir.

• Denetim ve İbra Süreci: Yılda en az bir kez, denetçiler (veya doğrudan kat malikleri) gelir-gider defterini inceler. Hazırlanan rapor genel kurulda oylanır. İbra edilmezse, yönetici hukuki yollarla sorumluluk altına girebilir.

• Yönetici Maaşı/Ücreti: Yöneticiye ücret ödenip ödenmeyeceği, ödenecekse miktarı kat malikleri kurulu tarafından belirlenir. Bu karar, karar defterine yazılmalıdır. "Dışarıdan atanan yönetici" ücreti de aynı şekilde belirlenir.

4. Bölüm: Örnek Belgeler ve Yazışma Kalıpları

Pratikte işinize yarayacak, üzerinde değişiklik yapabileceğiniz örnekler: