Apartman ve Site Yönetiminin Olmazsa Olmazı: Karar Defteri ve Tutanak Rehberi

Apartman veya site yönetimi, sadece aidat toplamaktan ibaret değildir. Bu yönetim, hukuki bir sorumluluktur ve bu sorumluluğun en somut kanıtları, karar defteri ve devir teslim tutanaklarıdır. Bu belgeler, kat mülkiyeti hukukunun "tapusu" niteliğindedir. Bu kapsamlı rehberde, bu hayati belgelerin tüm inceliklerini, örnekleriyle birlikte ele alacağız.

Neden Bu Belgeler Bu Kadar Önemli?

Hukuki Zorunluluk: 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 33. maddesi, apartman yönetim planında aksine bir hüküm olmadıkça, karar defteri tutulmasını zorunlu kılar.
Şeffaflık ve Güven: Tüm mali işlemler, alınan kararlar ve yönetim değişiklikleri bu deftere işlenerek şeffaf bir yönetim sağlanır.
Uyuşmazlıkların Çözümü: Yönetimle ilgili çıkabilecek anlaşmazlıklarda (örneğin, "Bu karar alınmadı" iddiaları) en güçlü delil karar defteridir.
Süreklilik: Yönetici değişikliklerinde, eski yönetimin bilgisi ve sorumlulukları yeni yönetime bu tutanaklarla aktarılır, süreklilik sağlanır.

1. Bölüm: Apartman Karar Defteri – Yönetimin Hafızası

Karar Defteri Nedir ve Nereden Temin Edilir?

Apartman karar defteri, kat malikleri kurulunun yaptığı toplantılarda aldığı tüm kararların kronolojik sırayla yazıldığı, sayfaları numaralı, noter onaylı bir defterdir. Genellikle kırtasiyelerden veya hukuki yayınlar satan sitelerden temin edilebilir. Noterden tasdikli olarak alınması en doğrusudur.

Karar Defteri Nasıl Doldurulur? (Adım Adım)

Defteri doldururken silinti, kazıntı, ciltten kopmuş sayfa olmamalıdır. Hatalı yazım durumunda üzeri çizilip, yanına "yanlış yazılmıştır" notu düşülerek devam edilmelidir.

Karar Yazım Örneği (Yönetici Seçimi):

KARAR
Toplantı Tarihi: 15/01/2024
Toplantı Yeri: Site Toplantı Salonu
Toplantı Saati: 20:00

Gündem: 1) Yılbaşı Kutlaması için bütçe belirlenmesi, 2) Yeni dönem yönetici seçimi.

Yapılan oylama sonucunda;
1. Madde: Yılbaşı kutlaması için daire başına 250 TL ödeme yapılmasına, oy birliği ile karar verilmiştir.
2. Madde: 2024 yılı için site yöneticiliğine Sn. Ahmet Yılmaz'ın seçilmesine, katılanların oy çokluğu ile karar verilmiştir.

Toplantıya Katılanlar: [Toplantı tutanağındaki imza sahiplerinin isimleri listelenir]
Yönetim Kurulu Başkanı / Toplantı Başkanı
[İmza]
[Adı Soyadı]

Karar Defteri Olmazsa Ne Olur?

Alınan kararlar ispat edilemez.
Yöneticinin yetkisi tartışmalı hale gelir.
Banka hesabı açtırmak, abonelik işlemleri gibi resmi işlemlerde sıkıntı yaşanır.
Denetim ve ibra süreçleri hukuki geçerlilik taşımaz.

2. Bölüm: Devir Teslim Tutanağı – Sorunsuz Geçişin Anahtarı

Yönetici değişikliğinde, eski ve yeni yönetim arasında düzenlenmesi zorunlu olan belgedir. Bu tutanak, eski yöneticiyi mali ve idari açıdan sorumluluktan kurtarır.

Devir Teslim Tutanağında Neler Bulunmalı? (Örnek Maddeler)

APARTMAN YÖNETİCİLİĞİ DEVRİ TESLİM TUTANAĞI

Tarih: 15/01/2024

Eski Yönetici: Ali Demir (01/01/2023 - 15/01/2024 dönemi)
Yeni Yönetici: Ayşe Yıldız (15/01/2024 - ...)

Yukarıda kimlikleri yazılı taraflar arasında aşağıdaki malzeme, belge ve bilgiler eksiksiz olarak teslim edilmiş ve alınmıştır.

1. Mali Belgeler:

Gelir-Gider Defteri aslı ve son durumu.
Banka hesap cüzdanı/kartı ve şifreleri.
Son 6 aya ait aidat tahsilat listesi.
Yapılan masraf faturaları (elektrik, su, doğalgaz, temizlik vb.).

2. Fiziki Malzemeler:

Apartman anahtarları (kapı, çatı, sığınak).
Jeneratör, yangın söndürme cihazı vb. ekipmanlar.

3. Sözleşmeler ve Abonelikler:

Temizlik, güvenlik, bakım şirketi sözleşmeleri.
Ortak alan elektrik, su, doğalgaz abonelik evrakları.

Teslim Eden (Eski Yönetici): _________________ (İmza) Ali Demir
Teslim Alan (Yeni Yönetici): _________________ (İmza) Ayşe Yıldız

NOT: Bu tutanak, taraflar arasında herhangi bir alacak/verecek kalmadığını ve ibrayı da kapsar.

3. Bölüm: Kritik Kavram - İbra ve Denetim

İbra Ne Demektir?

İbra, yöneticinin belirli bir döneme ait hesap ve işlemlerinin kat malikleri kurulu tarafından incelenip onaylanması, böylece yöneticinin o dönemki mali sorumluluğundun kurtulmasıdır. "Hesap verme" sürecinin nihai sonucudur.

Denetim Raporu İbra Edilmezse Ne Olur?

Denetçilerin hazırladığı rapor, genellikle "yönetim kurulunun ibra edilmesi" şeklinde bir karar önergesiyle genel kurula sunulur.

Eğer rapor ibra edilirse: Yönetici o dönem için mali açıdan sorumluluktan kurtulur.
Eğer rapor ibra edilmezse: Bu, yöneticinin hesaplarının onaylanmadığı anlamına gelir. Yönetici, iddia edilen usulsüzlük veya eksikliklerden dolayı hukuki yollarla (icra, dava) sorumlu tutulabilir. Bu nedenle, devir teslim tutanağında "ibrayı kapsar" ifadesi çok önemlidir.