Apartman ve Site Yönetiminde Periyodik İşler: Aylık Görev Takvimi

Apartman veya site yönetimi; sadece kapıdan kapıya makbuz keserek aidat toplamak ve fatura ödemekten ibaret değildir. Profesyonel bir yönetim, binanın yaşam döngüsünü 12 aylık bir "Master Plan" çerçevesinde yönetir. Su arıtma sistemlerinin kurulması, mantolama veya otopark tanzimi gibi büyük bütçeli projeler bir yana; binanın sağlıklı işlemesi için her ay aksatılmadan yapılması gereken yasal, mali ve teknik rutinler vardır. Hazırladığımız bu yıllık çalışma takvimi ile sitenizin maliyetlerini düşürebilir ve sürpriz arızaların önüne geçebilirsiniz.

1. İlk Çeyrek (Ocak - Mart): İdari Kurulum ve Kış Bakımları

Yılın ilk çeyreği, apartmanın mali ve yasal iskeletinin kurulduğu en kritik dönemdir.

• Yönetim planında aksine bir karar yoksa, yıllık Olağan Genel Kurul yapılır ve yeni yönetici/denetçi seçilir.
• Seçilen yönetici tarafından yeni yılın İşletme Projesi (Bütçe) hazırlanır ve maliklere tebliğ edilir.
• Eski defterlere devam edilecekse "Ara Tasdik", yeni defter açılacaksa "Açılış Tasdiki" noterde yaptırılır.
• Banka hesapları için yeni yöneticinin imza sirküleri bankaya verilir.
• Sokak/Bina giriş kapısına yöneticinin ad, soyad ve iletişim bilgileri asılır.

• Anagayrimenkulün ortak yerleri için Sigorta Poliçeleri yenilenir.
• Yangın tüplerinin basınç kontrolleri ve ilk periyodik bakımları yapılır.
• Mersin gibi ılıman iklimlerde bahar uyanmadan önce bahçede ağaç budama işlemleri tamamlanır.
• Kapıcı, güvenlik veya temizlik görevlilerinin yıllık sözleşmeleri incelenir ve güncellenir.

• Bina görevlilerinin (kapıcı) yıllık yasal izin planlamaları yapılır ve yerine bakacak kişi belirlenir.
• Asansör bakım firması ile yıllık revizyon/bakım sözleşmesi yenilenir.
• Bina girişlerindeki akıllı ev sistemleri, şifreli geçişler ve diyafon/interkom altyapılarının elektronik bakımları yapılır.
• Merkezi sistemlerde kazan ve yakıt sistemi ara bakımı gerçekleştirilir.

2. İkinci Çeyrek (Nisan - Haziran): Yaza Hazırlık ve Temizlik

Havaların ısınmasıyla birlikte dış mekan işleri ve hijyen odaklı çalışmalar hız kazanır.

• Bahçe peyzaj ve tanzim işleri yoğunlaştırılır; yazlık çiçek/bitki ekimleri yapılır.
• Yazın yaşanabilecek su kesintilerine karşı, su depolarının ve hidroforların temizlik, dezenfekte ve bakımı detaylıca yapılır.
• Sığınak ve çatı arası gibi kapalı ortak alanlarda genel bahar temizliği uygulanır.
• Denetçiler tarafından ilk 3 aylık mali faaliyet raporu hazırlanıp maliklere sunulur.

• Belediyeye ödenmesi gereken Çöp ve Emlak vergilerinin 1. taksit ödemeleri gerçekleştirilir.
• Kışın yıprattığı ortak alanlarda (lobi, merdiven boşlukları) ufak rötüş boya ve bakım işleri tamamlanır.
• Çöp toplama alanlarının ve konteynerlerin hijyenik yıkaması yapılır.

• Haşere üremesine karşı (özellikle Akdeniz bölgesinde sıklıkla görülen sorunlar için) detaylı böcek ve kemirgen ilaçlaması yapılır.
• Mahallin kolluk kuvvetlerine (Polis/Jandarma) ve Muhtarlığa apartmanda oturanların güncel listesi (Kimlik Bildirimi) onaylatılarak teslim edilir.
• Tatil dönemi için yaz aylarında sitede bulunmayacak kat maliklerine ulaşma ve aidat ödeme planları dijital kanallardan hatırlatılır.

3. Üçüncü Çeyrek (Temmuz - Eylül): Ağır Bakım ve Sonbahar Hazırlığı

Okulların kapanması ve binaların nispeten boşalması, gürültülü ve büyük inşaat işleri için en uygun zamandır.

• Bina içindeki ve bahçedeki ağır inşaat, kırım-döküm işleri (mantolama başlangıcı vb.) bu ayda planlanır.
• İkinci 3 aylık faaliyet ve denetim raporu hazırlanır.

• Yangın söndürme tüplerinin yıl içindeki ikinci periyodik kontrolü yapılır.
• Kış gelmeden önce merkezi kazan bacalarının veya şömine bacalarının profesyonel temizliği yaptırılır.

• Şiddetli sonbahar yağmurları başlamadan önce çatı derelerinin süpürülmesi, tıkanık olukların açılması ve mebran izolasyon kontrollerinin yapılması hayati önem taşır.
• Kış hazırlığı kapsamında kalorifer tesisatlarında su basma/hava alma testleri yapılır.

4. Son Çeyrek (Ekim - Aralık): Yıl Sonu Kapanışı ve Bütçeleme

Yılın son çeyreği, hesapların toparlandığı ve gelecek yılın planlandığı yoğun bir dönemdir.

• Üçüncü 3 aylık faaliyet ve mali tablo raporu hazırlanarak sakinlerle paylaşılır.
• Merkezi sistem kullanan binalarda kömür, fuel-oil veya kışlık doğalgaz alımları organize edilir.

• Emlak ve çöp vergilerinin 2. taksit ödemeleri belediyeye yatırılır.
• Kış şartlarına bağlı olarak bina kapı hidrolikleri ve pencerelerin fitil izolasyonları kontrol edilir.

• Tamamen yeni bir Karar/İşletme defterine geçilecekse, Aralık ayı bitmeden Noterden "Açılış Tasdiki" yaptırılır.
• Yıl sonu muhasebe hesapları kapatılır, yıllık gelir-gider tablosu (bilanço) netleştirilir.
• Gelecek senenin tahmini bütçesi (İşletme Projesi) taslak olarak hazırlanır.
• Kat malikleri ve sakinler, Ocak ayında yapılacak olan Olağan Genel Kurula yasal usullerle (taahhütlü/imzalı) davet edilir.

5. Her Ay İstisnasız Yapılacak Sabit Rutinler

Yukarıdaki mevsimsel işlere ek olarak, apartman ve sitenin nefes almasını sağlayan, yöneticinin her ayın belirli günlerinde yapmak zorunda olduğu mutlak operasyonlar vardır:

6. Sıkça Sorulan Sorular (FAQ)